Office

Warum virtuelle Telefonanlage in KMU so beliebt sind

Von  | 

Es scheint, als ob heutzutage alles in die Cloud verlagert wird, und Telefonsysteme sind da keine Ausnahme.

Cloud-basierte Telefonsysteme beschreiben VoIP (Voice over Internet Protocol), auch bekannt als “Internettelefonie”. Diese Systeme ermöglichen es dir, über das Internet zu telefonieren, im Gegensatz zu herkömmlichen analogen Telefonen, die auf eine ältere Infrastruktur wie Kupferleitungen angewiesen sind.

Die Infrastruktur für herkömmliche Festnetztelefonsysteme wird allmählich ausgemustert, und die Telekommunikationsunternehmen investieren nicht mehr in ihre Aufrüstung. Gleichzeitig sind Computer leistungsfähiger und sparsamer geworden, was den VoIP-Anbietern zu enormen Fortschritten bei Qualität, Zuverlässigkeit und Funktionalität verholfen hat. Diese Kombination von Faktoren hat dazu geführt, dass kleine Unternehmen in Rekordzahlen zu VoIP wechseln.

In diesem Artikel stellen wir die wichtigsten Gründe vor, warum Cloud-basierte Telefonanlage in kleinen Unternehmen so beliebt sind.

Keine zu wartenden Geräte

Der Unterschied zwischen einer cloudbasierten Telefonanlage KMU und einer Anlage vor Ort liegt darin, wo die Hardware gespeichert ist. Zu dieser Ausrüstung gehören ein Telefonanlagenserver und ein Switch, der den Datenverkehr priorisiert, um die Servicequalität (QoS) zu gewährleisten. Unternehmen, die sich für ein cloudbasiertes Telefonsystem entscheiden, müssen diese Geräte, die zwischen einigen hundert und mehreren tausend Dollar kosten können, weder kaufen noch warten.

Cloud-basierte Telefonsysteme

Der Verzicht auf den Kauf und die Wartung von Geräten hilft einem kleinen Unternehmen in vielerlei Hinsicht:

– Geringere Vorabkosten für die Einrichtung eines Telefonsystems.

– Das Unternehmen muss sich nicht um die Wartung oder unerwartete Reparatur- oder Ersatzkosten kümmern, wenn ein Teil der Hardware ausfällt.

– Die Unternehmen müssen sich nicht um einen IT-Mitarbeiter kümmern, der alles am Laufen hält oder die Software anpasst.

Da der VoIP-Anbieter die gesamte Ausrüstung für das Telefonsystem beschafft und wartet, können sich kleine Unternehmen auf das konzentrieren, was sie am besten können – den Dienst am Kunden.

Leistungsstarke integrierte Funktionen

Die Möglichkeit, die gesamte Unternehmenskommunikation an einem Ort zu vereinen, ist nur eine der Standardfunktionen eines cloudbasierten Telefonsystems. Es gibt noch eine Reihe weiterer Funktionen, die oft ohne Aufpreis enthalten sind. Dazu gehören:

– Anpassbare Warteschleifenmusik und Marketingnachrichten

– Kurzwahlnummern

– Automatische Anrufbeantworter

– Aufzeichnung von Anrufen

– Analyse der Anrufe

– Weiterleitung von Anrufen

– Anzeigen, welche Telefonleitungen für Anrufweiterleitungen verfügbar sind

– Voicemail-Benachrichtigungen

Eine herkömmliche Telefonanlage kann diese Funktionen zu einem Preis enthalten, der für ein kleines Unternehmen unerschwinglich ist. Aber wenn ein Unternehmen auf diese Funktionen verzichtet, kann sein professioneller Ruf darunter leiden.

Heutzutage erwarten die Kunden eine professionelle Begrüßung, wenn sie ein Unternehmen anrufen, egal ob du einen oder tausend Mitarbeiter hast. Eine schlampige Telefonbegrüßung, stumme Warteschleifen und nicht intuitiv bedienbare oder nicht ansprechbare Telefonverzeichnisse können zu Umsatzeinbußen und entgangenen Geschäftsmöglichkeiten führen.

Keine Gebühren für Ferngespräche

Ferngesprächsgebühren können sich summieren, selbst für kleine Unternehmen mit relativ geringem Anrufaufkommen. Das liegt zum Teil an den willkürlich gezogenen Grenzen, die einen Kunden in die Kategorie der Ferngespräche einordnen können.

Anstatt jeden Monat eine überraschende Rechnung zu erhalten oder zu viel für die integrierte Ferngesprächsabdeckung eines herkömmlichen Telefonanbieters zu bezahlen, entscheiden sich kleine Unternehmen für ein cloudbasiertes System, bei dem es keine Ferngesprächsgebühren gibt.

Da VoIP das Internet zur Übertragung von Sprachdaten nutzt, ist das Telefonieren ähnlich wie das Versenden einer E-Mail, so dass die meisten VoIP-Anbieter keine Gebühren für Inlandsgespräche erheben, selbst wenn diese über das ganze Land führen.

Niedrigere Telefonrechnungen

Kleine Unternehmen können nicht nur keine oder nur geringe Gebühren für Ferngespräche zahlen, sondern auch ihre Telefonrechnung drastisch senken, manchmal sogar um bis zu 70%! Diese Einsparungen ergeben sich dadurch, dass keine Ferngesprächsgebühren anfallen, keine Geräte gekauft oder gewartet werden müssen und dass keine zusätzlichen Telefonleitungen bezahlt werden müssen. Cloud-basierte Systeme können eine große Anzahl von Nutzern für eine geringe Pauschalgebühr unterstützen.

Mobilität und Flexibilität

Da die Grenzen zwischen Büro und Zuhause immer mehr verschwimmen, profitieren viele kleine Unternehmen von einem cloudbasierten System, mit dem sie von überall aus Anrufe entgegennehmen können. Solange du eine funktionierende Internetverbindung hast, kann jedes Gerät, das Teil deines Systems ist, als Erweiterung deines Unternehmens genutzt werden. Dazu gehören dein Smartphone, dein Laptop, dein Desktop-Computer oder dein Tablet.

Auch kleine Teams mit Mitarbeitern, die viele verschiedene Aufgaben haben, werden diese Funktion zu schätzen wissen. Wenn zum Beispiel dein Büroleiter auf dem Weg ins Büro ist und ein potenzieller neuer Kunde anruft, um einen Termin zu vereinbaren, fünf Minuten bevor du öffnest, kann dieser Anruf an deinen Büroleiter (oder jemand anderen aus deinem Team) weitergeleitet werden, anstatt auf die Mailbox zu gehen. Da der Anrufer nun live mit einem Menschen spricht, anstatt eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter zu hinterlassen, hat dein Unternehmen nun die Möglichkeit, einen neuen Kunden zu gewinnen.

Auch kleine Unternehmen, die keine Außenteams oder Mitarbeiter/innen haben, die von zu Hause aus arbeiten, profitieren von dieser Funktion, wenn sie mehrere Standorte haben. Während eine herkömmliche Telefonanlage an jedem Standort eine eigene Einrichtung erfordert, kann ein Cloud-basierter Telefonanbieter alle Standorte mit demselben Telefondienst verbinden.

Eine Telefonanlage Arztpraxis bietet die gleichen Vorteile wie die für KMU:

– Notrufnummern sind innerhalb von 3 Stunden aktiv

– Alle Ärzte in Bereitschaft in 1 Telefonpool

– Flexible Vermittlung von Telefondiensten

Fazit

Wenn du ein kleines Unternehmen führst, hast du eine Menge zu tun und solltest dich nicht um die Details der Wartung einer Telefonanlage kümmern müssen. Mit einem cloudbasierten Telefonsystem kannst du es einrichten und vergessen, und wenn du etwas anpassen oder ändern musst, ist auch das ein Kinderspiel.

Die Redaktion auf warkly.de informiert Sie mit interessanten Artikel über die Themen Jobs, Office und Business.

Datenschutzinfo