Effiziente Büroorganisation: Wie moderne Buchführung Ihre Arbeitsabläufe vereinfacht

Moderne Buchführung macht sich speziell dazu entwickelte Software zunutze, um Prozesse einfacher zu gestalten. Der Vorteil davon ist, dass Sie dadurch massenhaft an Zeit sparen und sich auf das Wesentliche konzentrieren können. Wir zeigen Ihnen hier, welche konkreten Vorteile eine moderne Buchführung mit sich bringt.

Moderne Buchführung ist digital

Egal, ob Sie ein großes Unternehmen führen und die doppelte Buchführung nutzen, oder als Kleinunternehmer tätig sind und lediglich Ihre Einnahmen und Ausgaben im Rahmen der einfachen Buchführung erfassen: Längst müssen Sie dies nicht mehr klassisch tun und sämtliche Einträge manuell erfassen.

Moderne Software unterstützt Sie dabei, dass Ihre Buchführung nicht nur schneller von der Hand geht, sondern auch fehlerfrei ist. Das erspart Ihnen Stress, wenn das Finanzamt zur Prüfung vorbeikommt, und zeigt eventuellen Geldgebern, dass Sie Ihre Buchführung akkurat machen und stets einen Überblick über Ihre Finanzen haben.

Mit moderner Software ist spezielle Buchführungs-Software gemeint, die exakt für diesen Zweck entwickelt wurde und relevante Funktionen enthält. Haben Sie sich eine Vorlage in Excel zur Buchführung erstellt, zählt das nicht als Buchführungs-Software, denn in Excel müssen Sie immer noch manuell sämtliche Einträge vornehmen. Buchführungs-Software nimmt Ihnen diese Aufgabe dagegen komplett ab, sodass keine Fehler bei der Datenerfassung entstehen und die Daten immer komplett sind.

Wie unterstützt moderne Software bei der Buchführung?

Laut einer Bitkom-Umfrage sind sich 87% der befragten Unternehmen einig, dass die Nutzung digitaler Technologien entscheidend ist für die Wettbewerbsfähigkeit. Deshalb sind viele Unternehmen bestrebt, ihre Routineprozesse zu digitalisieren bzw. zu automatisieren. Hier einige Beispiele, wie das bei Buchführungsprozessen aussehen kann.

Immer korrekte Daten

Das manuelle Eintippen von Zahlen ist schwer fehleranfällig. Schnell hat man sich nämlich vertippt, verdreht oder vergisst Zahlen – und schon stimmen die Bücher nicht mehr, was lästige und langwierige Nachforschungsarbeiten notwendig macht.

Buchführungs-Software beinhaltet deswegen Funktionen, die die manuelle Tipparbeit auf ein Minimum reduzieren. Meist kommt solche Software mit vielen verschiedenen Modulen daher, die alle miteinander verbunden sind. So schreibt man eine Rechnung in einem Modul, und intern greift das Buchhaltungsmodul auf die Rechnungsdaten zu.

Automatische Rechnungserfassung und Überweisung

Erhält man eine Rechnung, wird diese in der Software abgelegt, dort gespeichert und die relevanten Daten automatisch per Texterkennung extrahiert und ins Buchhaltungsmodul übernommen.

Oftmals bieten moderne Buchhaltungs-Tools  wie z.B der Testsieger von lexoffice auch eine Schnittstelle zum Online-Banking. Dann kann zum fälligen Rechnungsdatum der Rechnungsbetrag automatisch überwiesen werden.

Keine Schnitzeljagd auf Belege mehr

Physische Belege wie Kassenbons können zudem digitalisiert werden. Dazu bieten Buchhaltungs-Tools oft eine App, mit der Sie ein Foto vom Beleg machen können, der anschließend automatisch im System abgelegt wird und per Texterkennung die relevanten Daten herauszieht und in die digitalen Bücher einträgt.

Damit vermeiden Sie unnötiges Suchen nach einem Beleg, denn Sie haben digital immer alles an Ort und Stelle, was Sie für eine lückenlose Buchführung benötigen. Nicht nur Sie, sondern auch das Finanzamt werden dafür dankbar sein, denn der Traum vom papierlosen Büro rückt damit einen Schritt näher.

Kundendatenbanken für schnellere Rechnungserstellung

Moderne Buchhaltungs-Tools sind auch mit Funktionen rund um die Rechnungserstellung und Kundenverwaltung ausgestattet. Sie können darin Kundendaten wie Name und Anschrift hinterlegen. Gepaart mit einer Rechnungsvorlage können Sie damit in Sekundenschnelle und mit nur ein paar wenigen Klicks eine Rechnung erstellen und direkt aus dem Tool heraus versenden.

Alarmfunktionen informieren Sie zudem darüber, wenn bei einer Rechnung das Fälligkeitsdatum überschritten wurde, sodass Sie zeitnah eine Zahlungserinnerung an Ihre säumigen Kunden versenden können.

Bei Zahlungseingang werden zudem Ihre Bücher und Ihr Rechnungsmanagement automatisch aktualisiert, sodass Sie Ihre Kontostände und offenen Posten nicht mehr manuell abgleichen müssen.

Fazit: Moderne Buchhaltungs-Tools sparen Ihnen viel Zeit und Kosten

Wie wir in den obigen Beispielen gesehen haben, erspart Ihnen die Nutzung von modernen Buchhaltungs-Tools sehr viel wertvolle Zeit – und am Ende auch Kosten. Ihre Angestellten, die für die Buchhaltung zuständig sind, können sich wichtigeren Aufgaben widmen, als Zahlenreihen einzutippen oder Kontostände abzugleichen.

Wenn Sie die Buchführung selbst übernehmen, verschaffen Sie sich mit einem Tool mehr Zeit für die wirklich wichtigen Entscheidungen in Ihrem Unternehmen und müssen sich fortan nicht mehr mit Routinearbeiten abgeben.

Vor allem für Einzelunternehmer und Kleingewerbetreibende kann ein solches Tool eine große Entlastung bedeuten, aber auch große Unternehmen profitieren davon, denn sie können die Kosten für die Buchhaltung drastisch reduzieren.

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